各單位、各部門： 

為準確、完整、系統(tǒng)地收集保存學院2014年在從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學院和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。根據《安徽農業(yè)大學經濟技術學院檔案管理辦法》（院行字（2014）8號）有關規(guī)定，現就做好歸檔工作通知如下：

一、歸檔范圍和歸檔時間：
　 （一）機關各部、處、室，各單位形成的黨群、行政、學生、外事、財務、聲像類文件材料，經系統(tǒng)整理后應在5月底前歸檔。
　 （二）各教學單位形成的教學綜合管理文件材料，經系統(tǒng)整理后應在5月底前歸檔，2015屆學生學業(yè)成績表應在9月底前歸檔。
　 （三）科研、基建、儀器設備類文件材料應在項目驗收（竣工）后6個月內歸檔。
　 （四）其它各類文件材料歸檔時限參照《安徽農業(yè)大學經濟技術學院檔案管理辦法》執(zhí)行。
　 （五）為保證校內各單位及時完整歸檔，檔案館主頁發(fā)布《各單位2014年文件材料歸檔進度表》，及時通報各單位文件材料歸檔情況。
　 （六）2015年10月，我館將接受安徽省檔案局的業(yè)務檢查，文件材料歸檔完整程度是業(yè)務檢查的基本指標，請各單位務必在歸檔期限內實現歸檔。歸檔期限內未能實現應有文件材料歸檔的單位，我館將列出具體應歸檔文件材料，通過電子郵件和電話向該單位分管檔案工作的領導和兼職檔案員發(fā)出催歸通知，催歸通知發(fā)出一個月之內，應歸文件材料還不能歸檔的，我館將在學校主頁上通報該單位文件材料歸檔情況。
    二、質量要求：
   （一）歸檔文件材料應齊全完整；紙質文件材料應為原件；上級來文與文件處理單并存，本院文件與文件簽發(fā)單、定稿并存，正文與附件并存。
   （二）實行紙質文件、電子文件雙套歸檔制。無電子文件的紙質文件歸檔，有電子文件的與紙質文件同時歸檔；電子文件歸檔時，必須同時提供紙質文件。
   （三）本院形成的文件材料用紙應規(guī)范，書寫、打印、用印等字跡應清晰完整，責任者和成文時間應標明。
   （四）聲像材料歸檔時應附有文字說明，并注明責任者、形成時間、內容等，歸檔的聲像材料應圖像清晰、音質良好。

三、歸檔程序：
    各歸檔單位兼職檔案員負責統(tǒng)一向檔案館移交文件材料，移交時填寫《安徽農業(yè)大學經濟技術學院案移交(接收)登記簿》 ，一式二份，由移交單位和檔案館相關人員簽字接收，歸檔單位和檔案館各執(zhí)一份，以備查驗。特此通知。
 
                                                                                                                      安徽農業(yè)大學經濟技術學院檔案館

                                                             2015年5月15日